اتوماسیون اداری ساده چیست؟ معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری ساده

به صورت کلی، اتوماسیون برای ساده کردن کارها ارائه شده است. اما زمانی که صحبت از اتوماسیون اداری ساده به میان می آید، منظور ارائه یک سیستم اتوماسیون اداری ساده یا نرم افزار اتوماسیون اداری ساده می باشد که هر فردی بتواند به راحتی با سیستم مورد نظر کار کند.

نرم افزار های اتوماسیون اداری مختلفی در بازار ایران وجود دارند که برخی از آنها توسط متخصصین داخلی تولید و توسعه داده شده اند و برخی دیگر از این نرم افزار ها، نسخه های خارجی می باشند که با زبان فارسی سازگار شده اند. هر کدام از این سیستم ها دارای ویژگی های خاصی هستند و این ویژگی ها باعث می شود تا نرم افزار مورد نظر به عنوان بهترین سیستم اتوماسیون اداری شناخته شود.

اما در مورد اتوماسیون ساده، موضوع کمی متفاوت می شود. بسیاری از شرکت ها و سازمان ها به دنبال ساده ترین نرم افزار اتوماسیون اداری هستند که بدون نیاز به آموزش های خاص بتوانند در سریعترین زمان، اتوماسیون را شروع کنند. اگر شما هم جزو این افراد هستید، بهتر است تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

اتوماسیون اداری ساده چیست؟

به عبارت ساده، اتوماسیون اداری ابزار یا فناوری است که باعث می شود یک فرآیند، کارآمدتر و در زمان کوتاه تر انجام شود. از ذخیره سازی و مدیریت داده ها گرفته تا امنیت، تعمیر و نگهداری اسناد اداری، حقوق و دستمزد و بسیاری از موارد دیگر شامل سیستم اتوماسیون اداری می باشد. فناوری اتوماسیون می تواند در زمان، پول و منابع برای کسب و کاری که در تلاش برای گسترش و رقابت در مقیاس بزرگتر است، صرفه جویی کند.

اتوماسیون اداری باید به کارکنان شما انعطاف پذیری، قابلیت اطمینان و سادگی را در پشتیبانی از وظایف روزانه خود ارائه دهد. به عنوان مثال، برای بسیاری از شرکت‌ها، ثبت اطلاعات و ثبت موجودی چیزهای خسته‌ کننده‌ای هستند، اما با نرم‌افزار اتوماسیون و ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها، این وظایف بسیار ساده‌تر می‌شوند. نرم افزار اتوماسیون همچنین می تواند در بازاریابی و رسانه های اجتماعی، مدیریت پروژه، پشتیبانی مشتری و غیره اعمال شود.

در حالی که گزینه‌های زیادی در نرم‌افزار اتوماسیون ساده کسب‌وکار وجود دارد اما در ادامه همین مطلب، بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری ساده را به شما معرفی خواهیم کرد.

بهترین و ساده ترین نرم افزار اتوماسیون

با توجه به اینکه نرم افزار های اتوماسیون، دارای بخش های مختلفی هستند و جنبه های متفاوت یک کسب  و کار را مورد بررسی قرار می دهند، معمولا کار با این سیستم ها نیاز به تخصص دارد و هر فردی، بدون آموزش نمی توانید با یک نرم افزار اتوماسیون اداری کار کند.

در اینجاست که اتوماسین ساده به کار می آید. اتوماسیون اداری ساده، سیستمی است که به صورت تخصصی بر روی رابط کاربری ساده کار کرده است و بخش های مختلف اتوماسیون را به شکل ساده ترین در اختیار اپراتور قرار داده است. بهترین سیستم اتوماسیون ساده کدام است؟

نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم

نرم افزار اتوماسیون اداری شماران، یکی از بهترین سیستم های اتوماسیون سازی است. با توجه به اینکه طراحی این نرم افزار توسط مهندسین خبره انجام گرفته است، می توان آن را یک سیستم اتوماسیون اداری ساده نامگذاری کرد.

این نرم افزار تمامی قابلیت های مورد نیاز یک سیستم اتوماسیون را دارد که برخی از آنها عبارتند از:

• امکان بایگانی و آرشیو
• امکان پشتیبان گیری از دیتابیس
• سرعت بارگذاری بالای صفحات
• قابلیت انطباق با تلفن همراه و تبلت
• امکان جستجو بر اساس کلمات کلیدی
• امکان ارسال فکس به صورت گروهی
• خودکار سازی فرآیند ها با فرم های دلخواه
• امکان نظارت بر گردش کارها بدون نیاز به دانش گسترده

تمام این موارد در یک نرم افزار جامع ارائه شده اند و جالب این است که شما می توانید ماژول های مختلفی را به این نرم افزار ساده اضافه کنید. اگر به دنبال اتوماسیون اداری ساده هستید، این نرم افزار بهترین گزینه برای شما خواهد بود.

کاربرد های اتوماسیون اداری ساده

• مدیریت کارکنان: سازماندهی و مدیریت کارکنان، اضافه کردن، مدیریت جزئیات کارمندان و ذخیره تعیین نام آنها.
• مدیریت کارها: کار و پروژه های خود را ایجاد، اختصاص و زمان بندی کنید. سیستم مدیریت وظایف کمک می کند تا در زمان مشخص با همکاری داشته باشید و فعالیت های در نظر گرفته شده را انجام دهید.
• مدیریت مشتری: مشتریان خود را سازماندهی و مدیریت کنید. افزودن، مدیریت تماس مشتریان و ذخیره جزئیات پروژه های آنها.
• مدیریت بیمه: این بخش برای ردیابی مزایای کارکنان طراحی شده است که شامل بیمه سلامت فردی، بیمه سلامت خانواده، بیمه عمر، بیمه خودرو و بیمه حوادث است.
• اتوماسیون صورتحساب: فرآیندهای صورت‌حساب، فاکتورها، پرداخت‌ها، دریافتنی‌ها و وصول‌ها را در کسب‌ و کارتان به‌ طور خودکار انجام دهید. برنامه اتوماسیون صورتحساب به صورت خودکار فاکتورها را تولید می کند.
• مدیریت دارایی: این بخش به ایجاد و مدیریت یک مخزن داده از تمام دارایی های شرکت شما کمک می کند. شما می توانید هر نوع دارایی را در این برنامه ردیابی و مدیریت کنید.
• بکاپ گیری از تمام اسناد: تمام اسنادی که در سیستم اتوماسیون وجود دارند، به راحتی قابل بکاپ گیری هستند.
• مدیریت سخت افزار
• تمام اطلاعات سخت‌افزاری را ذخیره کنید و هر اتفاقی را که در رایانه‌تان رخ می‌دهد، سخت‌افزار، ردیابی کنید و تاریخچه کاملی از همه تغییرات را حفظ کنید.

اتوماسیون اداری در چه مجموعه های قابل استفاده است؟

هر مجموعه ای که یک سیستم و پروسه اداری را در فعالیت های خود طی می کند، می تواند از اتوماسیون اداری ساده استفاده کند. مشاغلی مانند کارخانه ها و شرکت های تولیدی، ادارات دولتی و خصوصی، شرکت های دولتی و نیمه دولتی و خصوصی، بانک ها و موسسات مالی و اعتباری، صرافی ها، بروکر ها، فروشگاه های زنجیره ای و بسیاری از محیط های دیگر، می توانند از اتوماسیون اداری برای دقیق تر کردن فعالیت ها و ساده تر کردن آنها استفاده کنند.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟

به صورت کلی نرم افزار های مختلفی هستند که با استفاده از آنها می توانید اتوماسیون اداری را انجام دهید. اما یک نرم افزار خوب باید علاوه بر برطرف کردن نیاز های مجموعه شما، توسعه پذیر باشد و رابطه کاربری خوبی را ارائه کند تا در جمع نرم افزار اتوماسیون اداری ساده قرار بگیرد.

نرم افزار اتوماسیون شماران سیستم تمامی این قابلیت ها را دارد و شما می توانید ماژول های مختلفی را به این نرم افزار اضافه کنید تا تمامی نیاز های شما را برطرف کند. همچنین در زمان انتخاب سیستم اتوماسیون اداری ساده، بهتر است تا در ویژگی های مورد نیاز سازمان تان را در نظر داشته باشید و با توجه به این ویژگی های، نرم افزار های مورد نیاز خود را توسعه دهید.

مزایای اتوماسیون اداری ساده

• سرعت و سهولت در انجام امور اداری
• Cartable برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و…
• مدیریت انواع نهادهای اطلاعاتی از جمله؛ نامه ها، فرم های اداری و سازمانی، یادداشت های اداری، مراجع و … در پوشه
• گزارش عملکرد و کنترل حضور پرسنل از طریق Cartable
• برنامه ریزی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه ها در تمامی مراحل
• استفاده همزمان از وب و محیط کاربری ویندوز
• مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانه بودن اطلاعات
• امکان ارسال و دریافت فکس و ایمیل گروهی از طریق Cartable

جمع بندی

در صورتی که یک شرکت متوسط یا بزرگ دارید، بسیاری از فرایند ها می تواند برای شما زمان بر باشد. این فرایند ها می توانند به صورت خودکار توسط سیستم های کامپیوتری انجام شوند و نیرو های انسانی بر روی روند کار نظارت داشته باشند. به این پروسه، اتوماسیون گفته می شود. بسیاری از فراید هایی که در سازمان ها انجام می گیرد، قابل اتوماسیون شدن هستند و برای این کار نیز نرم افزار های اتوماسیون اداری توسعه داده شده اند که می توانید از آنها استفاده کنید.

در این بین با توجه به اینکه شرکت های مختلفی نرم افزار اتوماسیون اداری را ارائه می کنند، ممکن است در زمان انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری ساده دچار مشکل شوید. باید در نظر داشته باشید که عملکرد کلی این نرم افزار ها یکسان است و تنها در بخش های جزئی با هم فرق دارند. برای مثال در صورتی که قصد استفاده از یک اتوماسیون اداری ساده را داشته باشید، بهترین نرم افزار، برنامه ای است که توسط شماران سیستم ارائه شده. این برنامه با توجه به اینکه زیر نظر طراح UI توسعه داده شده است، تمام بخش ها با چینش استاندارد تعریف شده اند و همین موضوع نیز باعث شده تا کارکرد آن ساده باشد.

در اخر نیز باید بدانید که نرم افزار های ساده اتوماسیون اداری، باعث میشوند تا در سریعترین زمان بتوانید کارمند مورد نظر را با سیستم درگیر کنید و نیاز به آموزش های پیشرفته در مدت زمان طولانی نباشد. به همین دلیل نیز بسیاری از مجموعه ها از این سیستم استفاده می کنند.